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　　請求書、合同、企劃書以及準備仔細閱讀的郵件等，最好用雙層托盤來擺放。頁數很多的話，可放進透明文件夾中，因為都是近期要處理的文件，所以托盤應放在辦公桌上顯眼的地方。
　　
　　雙層托盤的上層放新文件，下層放舊文件。具體的順序就是“新到文件”——“保留文件”——“待辦文件”——“已辦文件”，總之，是按照時間來排序的。
　　
　　“新到文件”指那些剛收到的文件或傳真等等，明顯沒有用的就丟棄，剩下的先放進托盤上層，等有空時再辦理。辦理時如果遇見一些問題，無法馬上辦完時，就把它們放進“保留文件”的托盤里去吧。