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行政公文有不同的體裁文種，除了通用的13種法定文種之外，還有大到總結(jié)、計(jì)劃，小到便函、條據(jù)之類的事務(wù)性公文，這些事務(wù)性文種有著更多名目，例如方案、安排、剛要、簡(jiǎn)報(bào)、研究、聲明、白皮書(shū)、規(guī)章制度、表?yè)P(yáng)信、慰問(wèn)信、感謝信、推薦信、倡議書(shū)、申請(qǐng)等等。

有如此之多的體裁，決定了寫(xiě)作者不僅要能寫(xiě)，更要善于選擇和分辨，能夠明確自己應(yīng)該選用怎樣的文種，包括文種在使用時(shí)是否應(yīng)該具備應(yīng)有的格式，是否對(duì)語(yǔ)言文字有特殊要求等等。而一旦在撰寫(xiě)公文時(shí)選錯(cuò)公文文種，也就等于犯下低級(jí)失誤而會(huì)貽笑大方。

為了能選對(duì)公文文種，公務(wù)員必須熟悉選擇的方法。

根據(jù)行文目的來(lái)進(jìn)行。

了解行文目的，不僅能夠確定文章的主題，更能確定文章的種類。例如，同樣是上級(jí)向下級(jí)布置工作，如果行文目的主要在于決定重大行動(dòng)、重要事項(xiàng)，或者是為了對(duì)有關(guān)單位及人員進(jìn)行獎(jiǎng)懲，就應(yīng)該選用“決定”。而如果是為了將相關(guān)公文批轉(zhuǎn)給下級(jí)單位，或者對(duì)某些事項(xiàng)進(jìn)行傳達(dá)要求，就應(yīng)該選用“通知”。

例如，下文之所以選用通知，是因?yàn)橹皇菍?duì)事項(xiàng)的傳達(dá)，而不是重大決策。

XX縣人民政府辦公室關(guān)于組織集中開(kāi)展2015年無(wú)償獻(xiàn)血活動(dòng)的通知

各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府，縣政府各部門、各直屬機(jī)構(gòu)，XX業(yè)園區(qū)管委會(huì)：

為踐行社會(huì)主義核心價(jià)值觀，弘揚(yáng)“人道、博愛(ài)、奉獻(xiàn)”的紅十字精神，保障我縣臨床用血安全充足，構(gòu)建高效、有序、可持續(xù)發(fā)展的無(wú)償獻(xiàn)血平臺(tái)，根據(jù)《XX市人民政府辦公室關(guān)于印發(fā)2014年XX市無(wú)償獻(xiàn)血招募計(jì)劃的通知》（滁政辦秘〔2014〕74號(hào)）精神，經(jīng)縣政府同意，組織集中開(kāi)展無(wú)償獻(xiàn)血活動(dòng)�，F(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

一、獻(xiàn)血時(shí)間及地點(diǎn)

集中獻(xiàn)血時(shí)間為2月中旬--4月中旬，采血車停放地點(diǎn)：老法院門西側(cè)；采血車負(fù)責(zé)人：xxx；聯(lián)系電話：xxxxxxx（獻(xiàn)血者數(shù)量超過(guò)20人及以上的單位，建議提前與獻(xiàn)血車負(fù)責(zé)人聯(lián)系，安排獻(xiàn)血車就近采血）。

二、獻(xiàn)血單位及任務(wù)計(jì)劃

1、本次參與集中獻(xiàn)血單位為全縣各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、縣直機(jī)關(guān)、事業(yè)單位及企業(yè)。

2、任務(wù)計(jì)劃：各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、縣直機(jī)關(guān)及事業(yè)單位按單位在職人員總數(shù)的10%組織獻(xiàn)血；企業(yè)按職工總數(shù)的8%組織獻(xiàn)血。

三、獻(xiàn)血注意事項(xiàng)

1、獻(xiàn)血時(shí)須攜帶本人有效身份證件，多次獻(xiàn)血者請(qǐng)攜帶《無(wú)償獻(xiàn)血證》。

2、獻(xiàn)血前一天請(qǐng)注意休息，不要飲酒，不要熬夜，保證睡眠充足。

3、獻(xiàn)血前請(qǐng)不要空腹，可吃一些清淡食物。

在通知中，將獻(xiàn)血有關(guān)的詳細(xì)事項(xiàng)列舉清楚，體現(xiàn)出了行文用于“開(kāi)展無(wú)償獻(xiàn)血”這一活動(dòng)的直接目的。

根據(jù)行文對(duì)象和行文機(jī)關(guān)之間的關(guān)系加以選擇

即使是關(guān)于同一事項(xiàng)，如果行文對(duì)象不同，應(yīng)該選用的文種也就有所不同。例如，為了獲得某項(xiàng)行動(dòng)的支持而向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，就應(yīng)該用“請(qǐng)示”，如果是向同級(jí)機(jī)關(guān)行文，就應(yīng)該用“函”。

×市統(tǒng)計(jì)局關(guān)于請(qǐng)求撥款的函

市財(cái)政局：

我局原有132m2磚瓦結(jié)構(gòu)車庫(kù)(平房)一處，因年久失修于今年雨季突然倒塌，急需修復(fù)。經(jīng)測(cè)算，共需資金30萬(wàn)元。因我局除財(cái)政撥款外無(wú)另外資金來(lái)源，故請(qǐng)能予臨時(shí)撥款為盼，以便解決車輛越冬之急需。

以上，望關(guān)照。

附：維修圖紙與預(yù)算

××市統(tǒng)計(jì)局

由于統(tǒng)計(jì)局和財(cái)政局屬于平級(jí)單位，就工作事項(xiàng)使用“函”是正確的文種。但在現(xiàn)實(shí)工作中，一些單位因?yàn)閷?duì)方掌握著“財(cái)經(jīng)大權(quán)”或“人事大權(quán)”，而將“函”變成“請(qǐng)示”“報(bào)告”等等文種，這是非常典型的對(duì)公文文種的錯(cuò)用。

根據(jù)行文對(duì)象的具體數(shù)量來(lái)決定文種

例如，“通告”應(yīng)該是在一定社會(huì)范圍內(nèi)使用的，而“公告”則是向國(guó)內(nèi)外范圍宣布的重要事項(xiàng)。

北京市新聞出版局通告

《北京市國(guó)內(nèi)新聞單位駐京記者站管理規(guī)定》已于1993年12月17日經(jīng)市人民政府批準(zhǔn)（京政法發(fā)〔1993〕73號(hào)），現(xiàn)予發(fā)布施行。

北京市新聞出版局

由于面向的是“北京市國(guó)內(nèi)新聞單位”這一特定社會(huì)群體所發(fā)布的信息，因此采用了“通告”。相比之下，使用“通知”和“公告”則有所不妥，“通知”應(yīng)該是政府上下級(jí)之間的指令關(guān)系，“公告”則更多使用與面向國(guó)內(nèi)外范圍。   

問(wèn)題究竟出在哪里？

雖然有上述原則，但在實(shí)際公文寫(xiě)作中，還是經(jīng)常出現(xiàn)由于寫(xiě)作者的失誤，導(dǎo)致文種被錯(cuò)誤使用，結(jié)果破壞了公文應(yīng)有的法定效力，或即使具備法定效力也達(dá)不到行文應(yīng)有的目的與效果。

1996年7月，某縣遭受相當(dāng)嚴(yán)重的洪澇災(zāi)害，損失慘重，第二年春季又遭受了冰雹災(zāi)害，發(fā)生更加慘重的損失。然而，該省在實(shí)施救濟(jì)時(shí)，并沒(méi)有將該縣放入重災(zāi)地區(qū)來(lái)給予政策，第一批救濟(jì)的經(jīng)費(fèi)只發(fā)給了40%，而鄰縣受災(zāi)程度較輕卻還得到了60%。這種情況引起了該縣部分干部群眾的不滿意，認(rèn)為是縣政府領(lǐng)導(dǎo)并沒(méi)有認(rèn)真向上反映。但事實(shí)上，該縣對(duì)救災(zāi)工作并沒(méi)有什么疏忽，而是及時(shí)將受災(zāi)的損失和需要解決的問(wèn)題全部都已正式的上行文向省委和省政府做出反映。

原來(lái)，該縣上報(bào)的公文標(biāo)題是，“XX縣委、縣政府關(guān)于我縣遭受特大洪澇災(zāi)害情況的報(bào)告”。這篇報(bào)告的內(nèi)容匯報(bào)不可謂不詳細(xì)，包括雨量多少、水位超過(guò)警戒線多少米，水災(zāi)造成的財(cái)產(chǎn)損失以及抗洪救災(zāi)的措施和典型事例等等，最后才是要求省委和省政府解決的問(wèn)題。結(jié)果，按照“報(bào)告”類公文的處理程序，省委辦公廳將之交給省委秘書(shū)長(zhǎng)簽字并轉(zhuǎn)省委救災(zāi)辦處理，而救災(zāi)辦也并沒(méi)有將那些問(wèn)題單獨(dú)拿出來(lái)進(jìn)行特別對(duì)待……

在案例中，文種使用不當(dāng)引起了最終的錯(cuò)誤。事實(shí)上，“報(bào)告”和“請(qǐng)示”不同，報(bào)告文種的目的在與向上級(jí)機(jī)關(guān)進(jìn)行工作的匯報(bào)、情況的反映或者提出建議和答復(fù)詢問(wèn)。而該縣如果需要獲得救濟(jì)，寫(xiě)作者應(yīng)該選擇“請(qǐng)示”這樣的文種，才能獲得上級(jí)機(jī)關(guān)的指示和批準(zhǔn)。正因如此，在《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》中明確規(guī)定“請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報(bào)告等非請(qǐng)示性公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)�！睙o(wú)論是用“報(bào)告”取代“請(qǐng)示”，還是將”請(qǐng)示報(bào)告“連在一起作為生造的文種使用，都會(huì)導(dǎo)致工作失誤。

類似的錯(cuò)誤還有不少：

一是向有關(guān)的平行職能部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)，本該用“函”，但卻用了“請(qǐng)示”。例如，有單位寫(xiě)公文給財(cái)政局或人事局，選用的公文種類就應(yīng)該是“函”，而并非為了顯示對(duì)其職能的尊重就選擇“請(qǐng)示”。

二是上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)進(jìn)行評(píng)選、表彰或者批評(píng)，強(qiáng)調(diào)的是教育性，應(yīng)該用“通報(bào)”而并非“通知”。例如，在“XXX局關(guān)于2006年業(yè)務(wù)骨干能手評(píng)選情況的通知”中，就是講“通報(bào)”文種錯(cuò)用為“通知”。

三是對(duì)事務(wù)類公文不同種類中各個(gè)類型之間的區(qū)別不熟悉。例如，同樣是計(jì)劃文種，規(guī)劃、計(jì)劃、方案、預(yù)案之間就有所差別，而同樣是規(guī)章制度文種中，規(guī)定、規(guī)則、規(guī)范等區(qū)別也應(yīng)體現(xiàn)在實(shí)際寫(xiě)作中。

公文文種固然復(fù)雜，但找準(zhǔn)使用的依據(jù)，恰當(dāng)選擇文種并正確擬稿，這樣，寫(xiě)作者就能越來(lái)越熟悉不同文種之間的異同點(diǎn)，從而有助于自身工作實(shí)踐中的規(guī)范撰稿。