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公文的布局，在一定程度上被寫作者忽視了。其中有著寫作者自己的問題，也有公文本身特點(diǎn)的原因。不少通用公文種類，因?yàn)槠鋬?nèi)容單一，在長期實(shí)踐中產(chǎn)生了固定結(jié)構(gòu)，就不需要由寫作者自行設(shè)計(jì)布局。

結(jié)構(gòu)布局的種類

這種固定結(jié)構(gòu)的外形布局，主要有下面幾種：

第一是篇段合一式。即整篇公文只有一段，由獨(dú)立的一段文字形成一篇公文。這種體式主要用于：命令、公告和內(nèi)容簡單的決定、函等。

第二是概要分條式。即在公文開篇前進(jìn)行概要揭示，對全文的中心內(nèi)容加以概括說明，之后，再根據(jù)文章內(nèi)部的若干問題依照主次順序進(jìn)行先后分條的敘述，并于其中用數(shù)碼序號進(jìn)行標(biāo)明。這樣的格式通常運(yùn)用在下行公文中，包括通知、指示、通告、公告或者稍微復(fù)雜的決定和決議等等。

第三是分別列小標(biāo)題的格式。這種格式將整篇公文分為若干的段落，其中每段的中心內(nèi)容，可以分別歸納成為不同的小標(biāo)題。例如指示性的通知、決定、決議、通報(bào)等可以采用這種結(jié)構(gòu)。

第四是全面分塊格式。將全文劃分成為幾個(gè)大部分，然后相對獨(dú)立并各自成為章節(jié)。采用這種形式的公文包括工作總結(jié)、報(bào)告等等。為了能夠?qū)⒎謮K的部分劃分清楚，在其正中位置標(biāo)上帶有括號的（一）、（二）、（三）等序號。

第五是轉(zhuǎn)發(fā)格式。即利用批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)或者轉(zhuǎn)述的格式，將上級或者平級部門的來文轉(zhuǎn)印給下級機(jī)關(guān)。這樣，整篇公文就形成了引用轉(zhuǎn)發(fā)的關(guān)系。

第六是以章、條、款分列的方式設(shè)置公文格式。即整篇公文以章來區(qū)分之外，還要在章的內(nèi)部設(shè)置條和款，這樣，內(nèi)容之間隸屬關(guān)系相當(dāng)清楚。一些常用公文如章程、規(guī)定、規(guī)則、辦法、細(xì)則等公文都采取這樣的布局格式。

內(nèi)容布局的種類

有外在的布局格式，同樣也有內(nèi)容的布局格式。內(nèi)容布局格式，主要圍繞公文具體內(nèi)容而來。

例如，在“批復(fù)”種類的公文中，通常的結(jié)構(gòu)為在公文開頭說明已經(jīng)收到對方請示，并在其后的部分表示同意或否定相關(guān)事項(xiàng)，如果是否定的，還應(yīng)該說明具體的理由，最后，再用特此批復(fù)作為結(jié)束語。這種格式可以總結(jié)為“答復(fù)問題”結(jié)構(gòu)。

國務(wù)院關(guān)于同意將山西省太原市列為國家歷史文化名城的批復(fù)

國函〔2011〕28號

山西省人民政府：

你省《關(guān)于申報(bào)太原為國家歷史文化名城的請示》（晉政〔2009〕25號）收悉�，F(xiàn)批復(fù)如下：

一、同意將山西省太原市列為國家歷史文化名城。太原市歷史悠久，文化底蘊(yùn)豐厚，歷史遺存豐富，城市建設(shè)特色突出。（下略）

除此之外，還有“提出”問題結(jié)構(gòu)，如情況簡報(bào)、通報(bào)等公文；“提出——解決”問題結(jié)構(gòu)，如公告、函、決議、通知等；“提出——分析——解決”問題的完整結(jié)構(gòu)，如指示、指示性通知、報(bào)告、決定、決議；以及將上述四種內(nèi)容結(jié)構(gòu)打亂，重新結(jié)合在一起，針對不同的單獨(dú)問題再提出、分析和解決的內(nèi)容結(jié)構(gòu)。

但問題是，如果只會做這種具有固定結(jié)構(gòu)的公文，并不能讓你足以應(yīng)對任何任務(wù)。尤其是寫作那些內(nèi)容較為復(fù)雜的公文，其結(jié)構(gòu)上應(yīng)該有著不同設(shè)計(jì)，從而完成公文應(yīng)該承擔(dān)的任務(wù)，在這種公文中，依樣畫葫蘆地采取“三段式”“四段式”就顯得過于笨拙，有必要更多具備技巧地來謀篇布局，而這就離不開做好段落和段落之間的銜接。

做好段落銜接

段落銜接，是指不同公文內(nèi)容層次之間做好連接與轉(zhuǎn)換，從而起到承上啟下的作用。通常情況下，運(yùn)用過渡方法進(jìn)行銜接是最穩(wěn)定可靠的。其中，可以用的過渡詞包括“總之、為此、可是、相反、據(jù)調(diào)查、由此可見”等，過渡句則包括“現(xiàn)請示如下”“分以下方面進(jìn)行說明”等等。

當(dāng)然，即使是較為復(fù)雜的公文，也不需要在所有段落都進(jìn)行過渡，而是集中在下面兩種情況：

首先是內(nèi)容轉(zhuǎn)換時(shí)的過渡。在公文寫作中經(jīng)常有在講述完某個(gè)方面的問題之后，接著分析另一方面的問題，這兩方面之間經(jīng)常是對立的，因此，需要上下文之間進(jìn)行自然地轉(zhuǎn)折過渡。

例如，在一篇工作總結(jié)中，作者先是列舉了本機(jī)關(guān)取得的成績，然后用了下面的過渡段進(jìn)行轉(zhuǎn)換：

“在成績面前，我們同樣也應(yīng)該清楚地看到，無論我部門在具體的業(yè)務(wù)工作上，還是在日常的行政工作上，都存在著一些值得反思和改正的問題。這些問題主要包括……”

采用這樣的過渡段落，能夠讓前后兩方面不同的內(nèi)容銜接在一起，讓整篇公文顯得自然合理。

其次是總分結(jié)構(gòu)下的過渡。即從公文最前的概述內(nèi)容轉(zhuǎn)換到分述時(shí)，需要進(jìn)行過渡。例如，某機(jī)關(guān)的年度工作計(jì)劃，先是用最開頭的段落提出全年工作的總體指導(dǎo)思想，然后分別在每個(gè)段落采取過渡語句來具體提出人事、業(yè)務(wù)、紀(jì)律、學(xué)習(xí)等不同層次的工作計(jì)劃。這樣的過渡顯得平衡而勻稱，符合公文本身的特點(diǎn)。

加強(qiáng)關(guān)照和呼應(yīng)

除了內(nèi)容中的銜接之外，公文也需要文章在不同部分的相互關(guān)照和積極呼應(yīng)。這樣，文章的內(nèi)容布局才能得到有效串聯(lián)，不至于顯得相互脫節(jié)，而會更加渾然一體。

一是采取標(biāo)題和內(nèi)容對照的方法。公文的標(biāo)題應(yīng)該照應(yīng)文章主要內(nèi)容，而內(nèi)容尤其是開頭內(nèi)容，則同樣也應(yīng)該照應(yīng)標(biāo)題。其中，例如批復(fù)、請示和報(bào)告這樣的文種，更是要通過在標(biāo)題上直接表明公文的核心內(nèi)容。

二是采取開頭和結(jié)尾進(jìn)行密切關(guān)聯(lián)。文章開頭和結(jié)尾雙方相互呼應(yīng)，做到內(nèi)容一致。下面是一篇部署企業(yè)安全檢查工作的通知：

關(guān)于XXX市廠礦企業(yè)安全生產(chǎn)大檢查工作的通知

XXX部門：

為了解和掌握2012年第一季度全市企業(yè)安全生產(chǎn)工作情況，部署落實(shí)安全生產(chǎn)工作，結(jié)合年度安全生產(chǎn)監(jiān)督管執(zhí)法計(jì)劃，經(jīng)研究，擬于近期在全市范圍內(nèi)開展一次安全生產(chǎn)工作檢查。現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：（下略）

這段文字在開頭即表明通知的主題內(nèi)容，開門見山，讓公文主題得以直白展現(xiàn)。而在通知的結(jié)尾，作者寫道：“通過本次安全生產(chǎn)大檢查，將進(jìn)一步加強(qiáng)安全生產(chǎn)管理，有效防止重大事故發(fā)生，促進(jìn)安全發(fā)展、科學(xué)發(fā)展�！�

可見，通知結(jié)尾處是對開頭處的呼應(yīng)，起到前后對應(yīng)的效果，更好地強(qiáng)調(diào)了安全檢查的重要性，加深了公文接收者的印象。

三是采取前后照應(yīng)的方法。即在公文后面的內(nèi)容中和前文內(nèi)容相互對照。例如，在寫作一篇社區(qū)文化建設(shè)情況的調(diào)查報(bào)告時(shí)，作者先是列舉和分析了當(dāng)前本地社區(qū)文化建設(shè)存在的三方面問題，隨后提出了解決問題的辦法，并同之前的問題一一對應(yīng)。如果沒有采取這樣的照應(yīng)方法，就會導(dǎo)致文章內(nèi)容中斷，整篇文章結(jié)構(gòu)也就失去了嚴(yán)密性。

無論是公文的布局還是銜接，都是為了體現(xiàn)內(nèi)容本身所使用的手段，用好這些手段，更好地為自己的寫作能力庫中儲備多樣的“武器”，就能體會到公文寫作的成就感，并從中獲得形式美和內(nèi)容真的雙重樂趣。