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好文章都是修改出來的，這句話不光適用于文學(xué)領(lǐng)域，同樣也適用于行政機關(guān)公文的寫作。在《論語·憲問》中有孔子的這樣一段話：“為命,裨諶草創(chuàng)之,世叔討論之,行人子羽修飾之,東里子產(chǎn)潤色之�！边@段話是孔子對鄭國行政公文制作過程的描述，意思是，鄭國每份文件的寫作，都由裨諶先起草，然后由世叔來推敲并提出修改意見，再交給負責外交的子羽來進行具體修改，最后由子產(chǎn)來潤色�？鬃佑绕湎虻茏觽冎攸c介紹這樣的事情，顯然贊許這種鄭重對待公文而不厭其煩修改的做法。

在公文寫作中，從一開始的起草階段就需要加以修改。這時的修改，主要表現(xiàn)在對概念表達、判斷表達、推理邏輯和客觀事物的陳述是否準確和鮮明上，同時，也需要作者注意到文章的前后銜接、過渡、關(guān)照等方面。通過這個階段的修改，文章能夠獲得良好的草創(chuàng)結(jié)構(gòu)和初步內(nèi)容，形成進一步修改的基礎(chǔ)。

由于初步的修改難免會局限于上述具體問題、或只體現(xiàn)在文章的局部，因此難以徹底解決全文存在的問題。因此，在草稿完成之后，還需要進行全面修改，即通觀全局，并從這一高度著眼，對文中的材料進行精煉、疏通、彌漏、補缺、更換和調(diào)整，語言文字的細致潤色也是在這一階段完成的。

總體看來，公文的修改起碼可以分為如此兩大階段，而在這兩階段中，修改者的態(tài)度和認真程度將同公文最終質(zhì)量水平有著密不可分的聯(lián)系。

內(nèi)容修改的出發(fā)點

具體來看，公文的修改方法主要包括下面幾種：

一是修改思路。公文寫作，作者又怎樣的思路是基礎(chǔ)。在開始修改之前，應(yīng)該仔細回顧寫作思路，再結(jié)合具體文字看思路是否正確，如果發(fā)現(xiàn)思路中存在偏差等問題，就要進行重新梳理，甚至改弦更張。

二是修改主題。主體如果不明確，公文的整體意圖就會顯得含糊。修改時應(yīng)該看材料的主標題是否準確、中心思想是否明確、文章內(nèi)容是否的確符合主題的要求。

例如，在轉(zhuǎn)發(fā)性質(zhì)的文件中，有些機關(guān)的文字秘書將不同層級或者部門轉(zhuǎn)發(fā)過的文件標題全部都列出來，結(jié)果導(dǎo)致標題里面的邏輯關(guān)系相當復(fù)雜。

一次，某局拿到從上級部門轉(zhuǎn)發(fā)省里相關(guān)業(yè)務(wù)部門的通知，根據(jù)局領(lǐng)導(dǎo)指示，辦公室要將其轉(zhuǎn)發(fā)到基層部門，新負責公文起草工作的李秘書寫完文章，沒有多想，直接把“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)XXX《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)XXX<關(guān)于xxx的通知>的通知》的通知”這種標題冠在文章前面，而其后的修改也根本沒有注意到標題。

當領(lǐng)導(dǎo)看到這樣的標題時，只是搖了搖頭，表示難以理解。然后原樣退回辦公室，讓李秘書重新修改。

事實上，這樣的標題在邏輯上沒有問題，也沒有產(chǎn)生原則性的錯誤。但正因為只是注意原則規(guī)定，而忽視了公文主題的修改，結(jié)果出現(xiàn)了標題上的冗長和累贅。實際上，遇到轉(zhuǎn)發(fā)三個層次以上的公文情況，可以在修改時直接用“轉(zhuǎn)發(fā)+最高層次上級名稱+所轉(zhuǎn)公文標題”的形式就能直接作為標題，并清晰地體現(xiàn)主題。

三是修改觀點。觀點是為主題服務(wù)的，如果觀點正確，就能讓公文的論證過程站住腳，而在檢查觀點時，既要看是否符合客觀實際，也要看是否符合法律法規(guī)與黨和國家的法律政策。對其中存在脫離實際或者老生常談的觀點，應(yīng)該果斷刪除修正，并重新進行總結(jié)和提煉。

四是修改邏輯。邏輯是文章內(nèi)部的神經(jīng)脈絡(luò)，如果出現(xiàn)混亂就會導(dǎo)致整篇公文的健康狀況大受影響。在修改公文時，要注意對邏輯結(jié)構(gòu)加以考察，判斷其結(jié)構(gòu)是否嚴謹、編排是否有序、前后表達方式是否存在顛倒矛盾的情況、內(nèi)容是否和主題相互脫節(jié)等等。如果發(fā)現(xiàn)文章中存在類似現(xiàn)象，就應(yīng)該及時果斷地進行調(diào)整，從而理順邏輯關(guān)系。

如XX省人民政府辦公廳《關(guān)于深化“四風”整治、鞏固和拓展黨的群眾路線教育實踐活動成果的實施意見》的初稿中，作者在開頭段這樣寫道：

“為了進一步深化‘四風’整治，進一步鞏固和拓展黨的群眾路線教育實踐活動，現(xiàn)就我省深化‘四風整治’工作，提出如下實施意見。”

但在修改過程中，作者發(fā)現(xiàn)“進一步深化‘四風’整治，進一步鞏固和拓展黨的群眾路線教育實踐活動”本身就是標題所示的公文主旨，卻因為放在“為了”字結(jié)構(gòu)中而和活動目的相互混淆，邏輯上變成“為了深化整治，現(xiàn)就深化整治提出意見”的錯誤關(guān)系。為此，作者對之進行修改如下：為了總結(jié)利用好教育實踐活動的寶貴經(jīng)驗，始終保持反“四風”的高壓態(tài)勢，現(xiàn)就我省深化“四風”整治、鞏固和拓展教育實踐活動成果，提出如下實施意見。

這樣的邏輯，才顯得規(guī)范和科學(xué)，也讓修改真正落到了實處。

從多方面入手修改

除了上述方向的修改之外，作者還有必要在素材、文字語言和格式方面進行改動。

將公文選材中那些缺乏直接主題感的“原料”刪去，而將可以直接體現(xiàn)主題思想的“真材實料”予以保留，整篇材料會因此顯得更加精煉與豐滿；

還應(yīng)確保公文中的語言詞句精準、到位，語句清楚而通順，不能出現(xiàn)語病或歧義情況，看起來模棱兩可的詞句也應(yīng)刪除。

例如，“同意你機關(guān)第三次黨員大會選舉產(chǎn)生的第三屆委員會由六人組成”，這句話中“同意……委員會”和“委員會由六人組成”成分雜糅在一起，并沒有準確地表達內(nèi)涵�？梢孕薷某蔀椤巴�意你機關(guān)第三次黨員大會選舉產(chǎn)生的第三屆委員會，委員會由六人組成……”。

又如“近年來，我市居民家庭汽車保有量數(shù)字迅速增加，其中原因是由于城市文明指數(shù)不斷進步、居民平均收入迅速提高�！逼渲校�“由于”表示了原因，而可以去掉“其中原因”這樣的重復(fù)詞語。

對字詞和語句的修改，應(yīng)該確保原意能夠更好體現(xiàn)，同時保證句子成分完整而不殘缺。這樣，公文才能既有豐富的思想內(nèi)涵，也有規(guī)范整齊的文字外在。

最后，是對公文格式的修改。每個公文文種都有其固定格式，格式如果缺乏規(guī)范性，就會導(dǎo)致公文的權(quán)威和嚴肅性丟失。而公文內(nèi)在的套路，則也隨著文種的不同而有較大差異。因此，在修改材料過程中，還要注意對材料外在格式和內(nèi)在套路的調(diào)整，如果發(fā)現(xiàn)不符合材料本身特點的格式與套路，就要及時糾正，使其符合材料的主題內(nèi)容。