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無論公文有怎樣的具體分類，語言都是其中信息的載體，也是表達(dá)公文中心思想的工具。離開了你手中的“語言調(diào)色板”，公文就難以存在，而語言運(yùn)用水平的高低，也會直接影響公文的質(zhì)量。

善用規(guī)范性用語

想要有豐富精彩的公文語言，首先要對公文規(guī)范性用語有直觀的了解。即使那些并非從事公文寫作的人，只要在政府工作過，也會或多或少地懂得公文規(guī)范性用語的重要性，或者將之稱為“官方感覺”“文件味”，這種特性雖然不能完全代表公文語言的要求，但確實(shí)是語言調(diào)色板上的基色。

公文有著如下種類的規(guī)范性用語：

一是段落開端用語。通常是為了表示文章寫作目的、依據(jù)、原因和伴隨情況等等。如為了、遵照、按照、根據(jù)等等。

二是引用來文用語。主要是為了引用來文方的文字。如現(xiàn)經(jīng)、現(xiàn)接到、收悉等等。

三是表態(tài)用語。不同的表態(tài)用語能夠表現(xiàn)出不同程度的態(tài)度，如必須、照辦、立即執(zhí)行、可行、原則上同意、不同意等等。

四是稱謂用語。對不同機(jī)關(guān)單位的不同稱呼，如我局、我處、該同志、該單位、貴處、貴局等等。

五是邀請用語。即表示發(fā)文者對接收方提出的期待和要求。例如希望、切盼、請、懇請等等。

六是征詢用語。即表示向?qū)Ψ秸髑蠛驮儐枌τ嘘P(guān)公務(wù)的意見和態(tài)度的用語。例如：是否、當(dāng)否、有無不妥、是否可行等等。

七是結(jié)尾用語。通常這些用語用在公文的最末處來收束全文。如現(xiàn)予以通知、為感、為盼、此布、此告等等。

另外，由于公文傳遞的信息是需要執(zhí)行的，在公文的語言調(diào)色板中，經(jīng)常用到的還用介賓詞組。

如表示目的和手段的詞組有“為了”、“為”和“按照”；表示對象與范圍的借此如“對”“關(guān)于”和“對于”；表示來源、方式的借此如“在”“根據(jù)”“從”“遵照”“按照”等等。

運(yùn)用這些詞組的時(shí)候，通常應(yīng)該放在語句的狀語或者定語部分，加以連續(xù)地使用，就能對句子起到應(yīng)有的限制作用，讓公文中表述的內(nèi)容顯得更加嚴(yán)謹(jǐn)和可續(xù)，其目的、范圍、對象和依據(jù)等等都能顯得更加到位明確。

用好簡縮語和模糊語

當(dāng)然，事物都是兩面性的。公文需要精確的用語，但僅僅是精確還不能完全承擔(dān)公文語言文字所需要扮演的角色。在語言調(diào)色板上，簡縮語也是常見的習(xí)慣用語。這種用語使得原本顯得復(fù)雜累贅的語句能夠得以高度簡化，可以在不損害語句內(nèi)容和意思的基礎(chǔ)上對字詞進(jìn)行重新概括組合。例如，十八大、中紀(jì)委、八項(xiàng)規(guī)定等等。但在使用簡縮用語時(shí)必須注意，不能生造一些簡縮語加以使用，同時(shí)還應(yīng)該結(jié)合前后文判斷是否能夠使用，避免產(chǎn)生歧義。

能夠起到類似作用的還包括模糊性語句。所謂模糊性語句，并非是指詞語的意思容易產(chǎn)生歧義或者模糊不清，而是相對于具體性詞語的詞語種類。

例如，在某省教育廳下發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)XXX工作的意見》中，有這樣一段文字：“目前，不利于XXX工作開展的種種社會環(huán)境和消極因素依然存在，在新形勢新發(fā)展的要求下，必須統(tǒng)一思想、提高認(rèn)識，加強(qiáng)和改進(jìn)XXX工作……”

在這段文字中，不利的社會環(huán)境和消極因素具體是指什么，并沒有也不可能加以詳細(xì)周全地全部羅列；而如何統(tǒng)一思想、提高認(rèn)識，則應(yīng)該是由收到公文的單位作出具體部署，也不是省一級教育廳需要一一羅列出來的。在這種背景和要求下，就必須要充分地發(fā)揮模糊性語句的作用。

事實(shí)上，在某些不需要或者不便使用準(zhǔn)確詳細(xì)的語言加以表述的內(nèi)容方面，模糊性語句反而能夠具有更多代表性，進(jìn)行概括性的表述并達(dá)到準(zhǔn)確性。同時(shí)，運(yùn)用模糊性語言，還能夠讓一些表述留有足夠的余地加以回旋，便于基層在具體執(zhí)行時(shí)有所變通，防止機(jī)械和教條的做法出現(xiàn)。

努力對語言進(jìn)行潤色

當(dāng)公文語言調(diào)色板上的基色已經(jīng)準(zhǔn)備好之后，在具體調(diào)色過程中，需要注意下面幾大原則：

一是語言的準(zhǔn)確性。擁有準(zhǔn)確語言，才能對客觀事物加以客觀地表達(dá)，并對工作和事物加以積極影響。這就需要寫作者能夠擁有對客觀事物準(zhǔn)確認(rèn)識的基礎(chǔ)，并能夠在頭腦中存儲充分的語言詞匯，以便供寫作時(shí)挑選使用。

二是語言的簡潔性。隨著現(xiàn)代行政機(jī)關(guān)工作的節(jié)奏加快，需要有最短的時(shí)間盡可能傳遞最大信息量，這樣，公文效率才能夠得以提高。為此，寫作者必須對公文的目的和受眾有充分了解，對有些問題可以做到一筆帶過，有些問題則要交代清楚，還有些問題應(yīng)該重點(diǎn)鋪陳，才能讓語言輕重合理而言簡意賅。

另外，語言的簡潔還要表現(xiàn)在對字詞、語句和內(nèi)涵的“精煉”上，尤其是指示性公文，應(yīng)該最大限度地對文字量加以壓縮，提高公文的信息傳送效率。

三是語言的通俗性，即語言應(yīng)該做到淺顯易懂，而不是一味追求文字表面的“典雅”“華麗”，而要看重其使用的效果。越是言淺意深的文字，越容易讓受文者迅速理解和把握其主旨所在。當(dāng)然，通俗并不意味著和“莊重”的矛盾，公文還是應(yīng)該大部分使用書面用語，慎用口語，更要慎用方言、土語、網(wǎng)絡(luò)用語或者隨便生造一些“縮略語”等等。

掌握了上述語言運(yùn)用的基礎(chǔ)，公文寫作時(shí)，語言的調(diào)色板就有了其應(yīng)有的使用規(guī)則。但想要真正形成自身寫作的特點(diǎn)，還要不斷對調(diào)色板中的顏色加以填充，提高使用語言文字的境界，能夠充分積累詞匯，提高自身選擇詞語、組合句子的能力、

“巧婦難為無米之炊”，腦海中積累大量詞匯，能讓你的公文寫作能力受益匪淺，在需要的時(shí)候，合適的詞語信手拈來，也能讓你體會到文字創(chuàng)作的樂趣。

為了積累充分的詞匯，可以選擇向多種信息來源學(xué)習(xí)。

那些專業(yè)從事公文寫作的文字老手在其公務(wù)生涯最初，每天都會瀏覽各部門重要的文件，對其中精彩字詞和段落加以摘抄，并前后熟讀，借以擴(kuò)充自己的閱讀量。他們還會在下班之后經(jīng)常性地收看《新聞聯(lián)播》、閱讀《半月談》、《人民日報(bào)》社論等等，將時(shí)下最聚焦的熱點(diǎn)問題以及相關(guān)的政策、法規(guī)加以熟悉的同時(shí)，無形中也了解相關(guān)的語言字詞。

正是由于這樣長期的積累，當(dāng)他們打開電腦就能迅疾地開始投入公文寫作時(shí)，才會引來諸多驚艷的稱贊，這并非他們與生俱來的能力天賦，而是不斷有意識進(jìn)行自我訓(xùn)練和提升的結(jié)果。

總之，對語言調(diào)色板的打造并非一朝一夕，長期艱苦而持續(xù)的練習(xí)與儲備之中，如果寫作者依然能甘之如飴，手中的語言調(diào)色板才會閃閃發(fā)光，超越眾人。